“Vi ender i teknologiens vold, hvis vi ikke sætter retning for den”

Der er ikke fokus nok på digitaliseringens store konsekvenser for arbejdslivet.

Det mener Janne Gleerup, der forsker i arbejdsliv og læring.

“Der er konsekvenser i bred forstand for hele arbejdslivet, herunder især arbejdsmiljøet,” siger Janne Gleerup, ph.d., Roskilde Universitet.

“Mange oplever, at digitaliseringsprocesser har vundet indpas i arbejdet på en mere gennemgribende måde i de seneste år,” siger hun.

Det skyldes blandt andet, at teknologierne er blevet langt mere komplekse og fleksible end tidligere. Når systemerne er fleksible, kan man i højere grad kombinere dem, men det betyder samtidig, at systemerne udløser forskellige rationaler i arbejdsudførelsen, forklarer hun.

“Med digitaliseringen bliver prioriteringen og organiseringen af arbejdsopgaverne ofte dikteret af systemets logikker. Men det kan være svært at få overblik over, hvad der foregår mellem linjerne i teknologierne. Vi opfatter teknologier som praktiske redskaber, men tænker ikke på, hvor stor en indgriben de har på selve arbejdet,” påpeger Janne ­Gleerup.

Mange af de fag, som har kvalitative opgaver, der er svære at måle og standardisere, kan opleve digitaliseringen som et pres eller som instrumentalisering.

“For eksempel kan gymnasie­lærere føle sig presset, hvis de oplever, at digitaliseringen nogle gange gennemtvinger en bestemt måde at forstå opgaven på både indholdsmæssigt og organisatorisk, som ikke er dækkende for opgaveløsningen,” siger Janne Gleerup og understreger, at det er den negative side af digitaliseringen.

En af de positive konsekvenser af digitaliseringen er, at mange oplever, at de nye teknologier aflaster medarbejderne.

“Digitaliseringen kan give en smidighed, fleksibilitet og gennemsigtighed i samarbejdsformen, som ikke tidligere var mulig,” siger hun.

Inddrag medarbejderne
Men arbejdspladserne bør i højere grad få indarbejdet nogle rutiner, der kan sikre et bedre arbejdsliv med digitaliseringen.

“Når der skal anskaffes nye teknologier, bør involverede aktørgrupper indgå i diskussions- og beslutningsprocessen på et tidligere stadie, end det ofte er tilfældet på mange arbejdspladser,” siger Janne Gleerup og understreger, at man skal tænke over konsekvenser for både direkte og indirekte berørte, når man indkøber nye digitale systemer.

“Ofte begår man den fejl kun at inddrage de direkte brugere, men det er sjældent, at et system kun berører én faggruppe. Hvis man for eksempel skal købe et administrativt system, har det jo ofte indflydelse på andre personalegruppers arbejde end de administrative. Et enkelt nyt system kan således have vidtgående indflydelse på det samlede arbejdsflow i organisationen,” siger Janne Gleerup.

Hun nævner som eksempel, at de på universitetet fik et nyt system til lokalebookning.

“Man tænker umiddelbart, at det blot er et administrativt system, men mange undervisere oplevede, at det fik direkte indflydelse på fagligheden og undervisningen,” fortæller hun.

Systemet opererer nemlig med nogle meget faste standardiserede tidsintervaller, som ikke kan ændres. Men på de forskellige uddannelser anvendes et utal af undervisningsformer. Nogle bruger ofte værkstedsøvelser, andre anvender traditionelle forelæsninger og så videre. Med det nye system underlægges pædagogiske beslutninger en administrativ logik, med den konsekvens at undervisningen tilpasses systemet, frem for at systemet understøtter undervisningen, forklarer Janne Gleerup.

“I løbet af et semester eller to blev al undervisningsgennemførelse presset ind i det fastlåste skema. Vi retraditionaliserede voldsomt nogle af de pædagogiske greb, som vi havde udviklet som undervisere, og mange gik resignerende tilbage til traditionelle forelæsninger, fordi man ikke kunne ‘snakke med systemet’,” siger hun.

“Det tekniske system kom altså til at sætte retning for en pædagogisk forandring, som vi ikke selv havde taget initiativ til.”

For at komme nogle af problemerne i forkøbet anbefaler Janne Gleerup, at medarbejderne kommer tidligere ind i processen, når der skal ske digitale forandringer på arbejdspladsen.

“Nogle systemer kan godt modelleres og tilpasses lidt i forhold til den konkrete arbejdsplads, men der er også systemer, som er mere rigide, som for eksempel det omtalte lokalebookningssystem. Derfor er det klogt at inddrage berørte faggrupper og lade kommende brugere afprøve systemet, inden det bliver indkøbt.”

Samtidig kræver digitaliseringen, at lederne ser ledelsen af de forskellige dele af arbejdspladsen med et samlet blik. På nogle arbejdspladser har den tekniske administration én leder, den faglige udvikling står en anden leder for, og personaleledelse og organisationsudvikling ligger måske under HR.

“Ofte ligger de tre områder i tre forskellige siloer, men der er et stort behov for, at der er nogle broer mellem ledelsen af de tre områder. Den gode leder sørger for at samtænke de tre logikker og kommunikere det ud til medarbejderne,” siger Janne Gleerup. 

Hun peger også på en anden problematik relateret til digitaliseringsprocesser, som handler om fremkomsten af nye, ekstra administrative opgaver, der kan påvirke medarbejdernes arbejdsliv – især hvis de administrative systemer ikke er brugervenlige.

“Det kan resultere i frustration og irritation, hvis medarbejderne føler, at de skal bruge lang tid på administrative systemer, som ikke har noget med kerneopgaven at gøre,“ siger Janne Gleerup og uddyber:

“Det er nye og til dels usynlige opgaver til medarbejderne. Der er jo ingen, der har en arbejdsnorm, hvor der står: tre timer til at taste ind i systemerne.”

Tid til at lære og fejle
Det er Janne Gleerups erfaring, at mange arbejdspladser ikke er opmærksomme nok på, hvor vigtig oplæring og implementering af digitale systemer er.

“Man kigger oftest på systemerne på intentionsniveau – hvad de skal kunne – og så antager man, at den tekniske implementering bare kører efter intentionen. Men mange snubler i anvendelsen,” siger Janne Gleerup.

Både processen og kommunikationen er ofte mangelfuld, fortæller hun. Ved implementeringen bør man informere medarbejderne og drøfte med dem, hvorfor de får den pågældende teknologi, hvad den skal kunne, hvad den skal erstatte, hvem i organisationen der skal lære hvad, og hvordan det bliver grebet an.

“Ofte gives der blot korte introduktioner, og så regner man med, at det kører. Det gør det også nogle gange, men hvis medarbejderne ikke kan se pointen med systemerne eller ikke har fået en god nok oplæring, så opstår der hurtigt modstand eller ligefrem konflikter på arbejdspladsen,” siger Janne Gleerup og tilføjer:

“Så kan man fra ledelsens side mene, at medarbejderne blot har modstand over for nye systemer, mens medarbejderne kan stå med følelsen af at få trukket noget ned over hovedet, som de ikke helt forstår.”

En anden uheldig tendens, som Janne Gleerup har set i sit arbejde med arbejdspladser, er, når man fra ledelsesside forventer at opnå effektivitetsgevinster allerede i forbindelse med implementeringen.

“Ofte har man en begrundet forventning om, at et nyt digitalt system kan være effektivitets- og kvalitetsfremmende, men det opnår man ikke fra starten, hvor systemet skal implementeres,” siger Janne Gleerup og fortsætter:

“Hvis man skærer ned, samtidig med at man implementerer, er der stor risiko for, at processen kortslutter.”

Der skal i begyndelsen være ekstra plads til at lære og til at lave fejl, så alle medarbejdere kommer godt fra start med det nye system, og så kan man høste optimeringen senere, siger Janne Gleerup.

Digitaliseringen skærper udfordringen med det grænseløse arbejde, påpeger hun.

“Det er ikke umuligt at få en god work-life-balance med nye digitale teknologier, det stiller bare nye krav både til den enkelte medarbejder, kollegerne og ledelsen.

“Det primære ansvar ligger naturligvis hos ledelsen, som har mulighed for at gå foran og tage initiativ til at skabe nogle standarder for, hvordan og hvornår teknologierne anvendes. Men det er også et emne, som kræver kollektive drøftelser og forventningsafstemning på arbejdspladsen,” siger hun.

Opgrader den digitale dannelse
Janne Gleerup håber, at man i fremtiden vil bevæge sig væk fra forestillingen om, at vi kan få digitale gigantsystemer, der kan rumme og ordne alle opgaver og deres organisering på arbejdspladsen.

“Det er enormt svært at lave helt omfattende digitale systemer, som tager hensyn til alle delopgaver på én og samme tid,” siger Janne Gleerup, der mener, at vi i højere grad skal have systemer, der kan interagere med hinanden på kryds og tværs.

“Samfundets udvikling er så kompleks, at man ikke kommer uden om at skabe delsystemer, der kan spille sammen. Og vi kan ikke bare afskaffe kompleksiteten ved at droppe digitaliseringen.”

Når Stresspanelet, der blev nedsat af regeringen, kommer med en anbefaling om at afskaffe Skoleintra, bliver Janne Gleerup rigtig træt og skuffet, som hun formulerer det. Hun mener, at man skyder budbringeren, når man skyder Skoleintra ned og foreslår, at skolerne skal gå tilbage til den fysiske kontaktbog.

“Den komplekse interaktion mellem skole og forældre er nødt til at være der, fordi både forældre og skole stiller store krav til hinanden,” siger Janne Gleerup og uddyber:

“Man kan ikke bare sige: Konsekvenserne er trælse, så nu smider vi det hele væk. Det er en urealistisk forestilling, at det giver ro at vende tilbage til en tid, hvor relationen mellem skole og forældre var simpel – eller ikkeeksisterende. For den relation er ikke længere simpel, men kompleks.”

Når Skoleintra er lagt for had, er det nok brugen af det snarere end det at have et digitalt system, vi skal se nærmere på, understreger Janne ­Gleerup.

“Der kommer nogle gange en normativ diskussion om, hvorvidt de digitale systemer er gode eller onde, men teknologierne er i princippet neutrale. Det er måden, vi anvender dem på, vi skal være opmærksomme på,” siger hun.

Derfor er hun også tilhænger af, at den digitale dannelse skal opgraderes. Digital dannelse skal faciliteres pædagogisk ikke bare for de unge, men for alle, løbende, fordi teknologierne ændrer sig hele tiden.

“Vi har brug for at have en samfundsmæssig kompetence i forhold til at kunne være digitalt refleksiv, så vi ikke er i teknologiudviklingens vold. Det er os, der skal sætte retning for teknologiens måde at tjene samfundet på,” siger Janne Gleerup, der understreger, at digital dannelse er andet end information om hævn­porno.

“Digital dannelse er forståelsen af systemernes indvirkning på vores liv og arbejde.”