It-kaos truer gymnasier

“Institutionen kan kun anvende et studieadministrativt it-system, hvis systemet er omfattet af en systemrevisionserklæring uden forbehold.”

Sådan lyder det i “Bekendtgørelse om krav til studieadministrative it-systemer for de gymnasiale uddannelser og almene voksenuddannelser,” der trådte i kraft 1. oktober sidste år.
Med bekendtgørelsen fulgte en overgangsperiode på et halvt år, hvor skolerne kunne nå enten at skifte system eller at få lavet en systemrevisionserklæring af deres nuværende. Sådan en indbefatter, at en revisor har undersøgt og skrevet under på, at systemet lever op til en række sikkerhedskrav.

1. april udløb fristen for at få en revision uden forbehold. Men kun ét studieadministrativt it-system er i mellemtiden blevet godkendt, nemlig Ludus. Ifølge Styrelsen for It og Læring (STIL), der er myndighed på området, har det ubetinget største it-system, Lectio, ikke indsendt en ansøgning om godkendelse.

Det kan ramme op mod 100.000 gymnasieelever og deres lærere. Lectio sidder nemlig ifølge deres egne tal på 90 procent af markedet for stx og hf.

Det har fået Danske Gymnasier samt lederne i Danske Erhvervsskoler til at anmode STIL om dispensation.
I et brev den 24. maj udskød STIL overgangsfristen til senere på året. Skolerne har nemlig fået frem til 1. juli i år til at indgå aftaler med leverandører, hvis systemer er indbefattet af en systemrevisionserklæring. Det betyder i praksis, at det er Ludus, de skal lave aftale med. Senest 1. november skal skiftet i praksis være gennemført. Styrelsen meddeler, at de vil følge op på overgangen.

Konkurrent med myndigheden
Men MaCom, der har udviklet Lectio, vil ikke selv få en systemrevisionserklæring til Lectio.

“Vi er konkurrenter til styrelsen. De er myndighed, samtidig med at de selv leverer et lignende produkt, Easy, til erhvervsgymnasierne, hvor vi deler markedet. Det betyder, at den myndighed, der regulerer området, er i konkurrence med os,” siger direktør Martin Holbøll.

Han vil ikke være med på STIL’s præmisser, og derfor vil han ikke bede en revisor om at gennemgå Lectio, så det fremover overholder bekendtgørelsen.

“De (STIL, red.) kan bare finde på alle mulige og umulige måder at genere deres konkurrenter på. Reguleringen bør flyttes fra STIL og til departementet i ministeriet,” siger han.

Han bakker dog op om, at flere skoler nu selv har taget initiativ til at få lavet en revisorerklæring, så de også fremover må bruge Lectio.

“Det er den næstbedste løsning. Vi mener, at det er fornuftigt, at der nu er et led mellem os og STIL,” siger Martin Holbøll.
Han tilføjer, at godkendelsen i hans øjne er en formsag, da to VUC’er allerede har fået revisorerklæringer godkendt for deres brug af Lectio.

Ærgrelse hos rektorer
Hos Danske Gymnasier er formand Anne-Birgitte Rasmussen ked af situationen.

“Vi forstår ministeriets ønske om sikre data. Vi står lige nu i en situation, hvor der kun er et godkendt system, og det betyder, at mange skoler kan blive nødt til at skifte deres studieadministrative system,” siger Anne-Birgitte Rasmussen.

Hun så dog gerne, at overgangen ikke skulle ske i år.

“Vi havde håbet på en lidt længere dispensationsperiode, men lige nu koncentrerer vi os om at sikre, at skolerne kan komme over på et godkendt system inden 1.november. Det kræver nogle vejledninger til både administration, lærere og elever.”

Ministeriet: Meget alvorlig situation
I en skriftlig udtalelse kommenterer Styrelsen for It og Læring under Undervisningsministeriet på kritikken fra Macoms Martin Holbøll.
Styrelsen skriver: 

“STIL er ikke konkurrenter til Macom, men det er korrekt, at STIL er leverandør af EASY, som anvendes af erhvervsskolerne og en række erhvervsgymnasier. Det er derfor besluttet, at EASY endelig udfases i 2018, og der er således sat en udløbsdato for systemet. Allerede fra 1. juli i år får alle skoler mulighed for frit at vælge studieadministrative løsninger, såfremt løsningen lever op til bekendtgørelsen, der regulerer området.

Ministeriet udbetaler årligt mere end 20 milliarder kroner i taxametertilskud til de selvejende institutioner. Udbetalingen bygger på indberetninger fra de lokale studieadministrative systemer. Ud over at danne grundlag for taxameterudbetalingen, danner indberetningerne blandt andet også grundlag for udbetaling af SU.
For at sikre at indberetningerne beror på korrekte oplysninger, skal der være dokumentation for, at de systemer, som institutionerne anvender, opfylder ministeriets krav. Det sker i form af en revisionserklæring udarbejdet af en statsautoriseret eller registreret revisor på baggrund af en systemrevision hos den enkelte leverandør.  Systemrevisionen har således til hensigt at give sikkerhed for, at bestemmelserne i bekendtgørelsen om blandt andet persondatasikkerhed bliver overholdt i skolernes administration.

Ministeriet kan ikke genkende kritikken, og det er således et samlet ministerium, der står bag såvel markedsgørelsen som den konkrete bekendtgørelse med dertil hørende krav.  Den anden leverandør på markedet har ikke problematiseret disse forhold og har kunne finde ud af at aflevere en erklæring til tiden. 

De to VUC’er, som der formentlig hentydes til, har fået revisionsgodkendt deres konkrete indberetninger til ministeriet, og altså ikke selve deres studieadministrative system. Der er ingen direkte sammenhæng mellem revision af den konkrete indberetningsproces og så en systemrevision i henhold til bekendtgørelsen. Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet har på baggrund af erklæringen efterfølgende accepteret, at denne ad hoc-indberetning fra Lectio kunne fortsætte, indtil Lectio var systemrevideret med en resulterende systemrevisionserklæring uden forbehold.  Systemrevisionen inkluderer blandt andet forhold som sikkerhed, backup, persondatalov mv. Det gør en revision af indberetninger ikke.

Vi ser i ministeriet med meget stort alvor på den nuværende situation og vi kan derfor kun støtte, at Macom får bragt forholdene i orden hurtigst muligt.”

Gymnasieskolen følger udviklingen i sagen.